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仕事が早く終わるタスク管理方法!残業から生活を取り戻そう

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ここでは

仕事を早く終わらせて自分の時間を持つためのメーカー営業的タスク管理法について紹介していきます。

メーカー営業の仕事って色々あるのですが、

  • 売上の管理
  • 工場との調整
  • 製品拡販活動
  • マーケティング資料作成

などがメインになります。

一見聞こえはいいですが、華やかな内容は全体の1割ぐらいです。

基本的にはメール返信や見積もり回答、納期回答など小さなタスクばかり。
あれこれ多方向からわんさか来るタスク管理が大変で、タスクをためまくって残業が増えがちになる社員はよくいます。

私も担当を持ち始めたときは、タスクの管理方法がわからず、とにかく新しいタスクに手を付けるような状態で残業ばかりしていました。

働き方を変える努力をし、平日でも極力早く帰ることで自分の時間を持てるようになっています。(もちろん今でも残業はあります)

能力が高くなくても努力し続けたことで、残業時間を平均30時間→10時間程度まで減らすことができるようになりました。

一番効果があったのがタスク管理です。

ここを重点的に紹介していきます。

 

担当を持ったばかりの頃はいつも残業で辛かった

新入社員としての研修期間が終わった2年目。
私が担当を持ったばかりのときは常に残業していました。
様々なところからやってくるタスクをこなすことで一杯一杯。

来た仕事からとにかく手を付けるし、電話などで横から入った仕事も手を付けてみる始末。

どれも中途半端にやっていたので仕事もあまり進まないことも多かったです。

疲れるまで残業をして、消耗しながら毎日を過ごしていました。

とはいっても、自分は当時まだ入社して2年目のペーペー。
周りを見ても似たような人が多かったので、それが当たり前だと思っていました。

ある日の朝が起きれない症状がでてきた

残業に対して疑問を持たずに仕事をしている内、ある日症状が出ました。

「朝が起きれないこと」です。

いつものように寝て、起きてみるとどうも身体が重たい。

朝は結構起きれる方だったのに、今回ばかりは何かが違う。
身体が「会社に行きたくない」といっているような感覚でした。
これが続くと多分うつになっていくんですかね・・・

何とか無理やり身体を起こして、その日は会社に行きましたが何日も続くと流石に

「これはやばい」

と考えるようになり、残業を減らす必要があると本気で考え出しました。

しかし、能力があるわけでもない私は仕事を高速化させるなんて、すぐにはできない。

できることを考えた結果、生まれたのが「やる仕事を決めること」タスク管理でした。

メーカー営業が教えるタスク管理 考え方

前置きが長くなりましたが、残業から抜け出すために作られたタスク管理について紹介していきます。

基本方針

このタスク管理で一番重要していることは

頭を使わないでサクサク取り組める環境にすること

です。

タスク管理を進めて自分が立ち止まらないようにすることが目標になります。

そのためタスクに対しては

  • 必ずタスクは管理できるようにしておく
  • 優先順位を決める
  • その通りに進める、終わらなかったら翌日へ持ち越し

この流れを徹底します。

メーカー営業が教えるタスク管理 実践編

タスク管理を実際に実践してみましょう。

実践するうえでの流れを紹介していきます。

1日の始めにタスクの優先順位を決める

朝、出社してPCを開いて「さあ、仕事頑張るぞ!」と始めがちですが、ちょっと待ってください。

仕事が始まっていきなり目の前の仕事をしないでください。

まず、やらないといけない事は昨日からのタスクの残り具合を確認することです。

どんなタスクでも

  • 早くやらないといけないもの
  • 後でもいいもの
  • 下手したら明日以降でもいいもの

があると思います。

ここをしっか認識しましょう。

自分が思っているよりヒトって忘れやすいもの。
これらを区別して優先順位をつけることで、自分の状況を把握することができます。

多分10分も掛からないと思いますので、自分のタスクの管理から始めると、かなりスムーズなスタートが切れます。

1つのタスクが終わるまで他に手を付けない

順番を決めたら、まずはそれが終わるまで他のことをしないようにしてください。

仕事中って色んなことに気になりがち。
もともとあるタスクをやっていたのに、気づいたらネットで調べものをしていたなんでことはよくあるのではないでしょうか?
(私の場合は知らぬ間に飲み会の場所探ししていたことがよくあります)

しかし、決めた順番ってのは元々自分が重要だと感じているものです。

タスクが終わるまではそれ一つに集中して下さい。

もし決めたタスクよりも重要なものが出た場合は、そちらを優先して順位を入れ替えても構いませんが、
「あれもやって、これもやって」と手をつけまくらないように注意してください。

時間を区切って行う

タスクもダラダラとやると、他の仕事ができずに終わってしまったなんて事になりかねないです。
時間を区切って集中してすることをおすすめします。

私のおすすめは30分刻み。

  • 30分 仕事
  • 5分~休憩
  • 30分 仕事

このようなサイクルで行うと調子がいいことに気づきました。

長時間じっと座って作業するよりも、短時間集中して休憩中に軽いストレッチを入れる方が、ストレスが溜まらないので意外とはかどります。

とにかく小さいタスクでも紙に書き出して管理する

決めた順位に対して黙々としていても、上司などから急に振られるタスクがあります。

優先順位を守っても、新しく出てきたタスクはどうしても気になりがち。

経験談ですが、
「あとでやろう」と頭の中に残していると、どうしても気になってしまい仕事の能率が上がらないです。

必ずタスクは頭の中で管理せず、新しく出たタイミングで紙に書き出してみてください。

私はポストイットを愛用していて、書き出しはその辺にペタペタ貼っています。

目に見えるところにあると、安心して今のタスクに取り組むことができます。

一日の終わりに残ったタスクをExcelに書き込む

定時近くになってくると、タスクも減ってきているはずですが、残っているものもあると思います。

残ったタスクはExcelに書いておくのがおすすめです。

残った仕事は忘れやすいので、一日の終わりに確認する習慣をつけると翌日の仕事がはかどります。
紙に書いてもいいですが、中途半端に残ったタスクの紙が増えていくと汚いため、私はExcelで管理しています。

Excelには

  • 誰が作業中なのか
  • 納期
  • いつから始めた
  • 内容

などを簡単に書いておくと便利です。

特に「納期や誰が作業中なのか」は、自分が作業中でない限り忘れてしまいます。

Excelにまとめておくと、完結していないタスクリストが簡単に分かるようになるのでフォローもしやすいです。

終わらないタスクは平気で翌日に持ち越す

残業をしてしまう原因は、重要性を考えずに毎回できるところまでタスクをやろうとするからだと思います。

でも、本当にやる必要がありますか?

もしなければ、タスクはやり切る必要はなしです。
残っても能率が下がるだけなので、問題なければ明日に持ち越しましょう。

ウダウダ残ってやるときのモチベーションの低さは半端ないです。

「それって今日中にやる必要ある?」
「ないよね、明日でいいんじゃね?」

私の場合、仕事を持ちこすだけでかなり精神的に楽になりました。

最後に

あくまでも、メーカーの営業的な視点なので全ての人に当てはまるわけではないと思います。
マルチタスクが必要なところだと、一つに取り組むというのはナンセンスなのかもしれないし。

ただ、大量のタスクに苦しめられて残業していて自分の時間が持てない人、特に若手の人には参考になればと思い書きました。
タスク管理も色々方法がありますので、自分にあう方法を試すのもアリだと思います。

ちなみに、私のタスク管理はこの本を参考にしています。

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めっちゃおすすめです。

自分のパフォーマンスを上げることにフォーカスして、具体的な方法が書かれています。
誰でも簡単に取り組める内容が書いているので、すぐ試せるのが良いところです。

口調も固くないため、誰でも気軽に読めると思います。

悩んでいるのであれば、是非読んでみてください。

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